Relève de:
L’adjointe exécutive du bureau de la famille Wener
 
Sommaire:
Canderel est à la recherche d’un(e) agent(e) administratif(ve) pour fournir un soutien quotidien à notre bureau de direction. Ce rôle exigera un souci du détail, de solides compétences organisationnelles et la capacité de respecter des délais serrés tout en gérant de multiples demandes critiques. Le candidat retenu sera capable d’accomplir des tâches complexes rapidement et avec peu d’encadrement et de réagir aux questions avec le niveau d’urgence approprié. L’agent(e) administratif(ve) travaillera avec succès dans un environnement d’équipe et établira des relations de travail efficaces et collaboratives à l’intérieur et à l’extérieur de l’équipe, tout en maintenant son professionnalisme et sa passion pour améliorer les choses.  Nous recherchons une personne qui aime attraper la balle dans un environnement au rythme rapide.
Responsabilités: 
  • Travailler avec les dirigeants pour former une équipe efficace et performante et fournir un soutien administratif de qualité supérieure afin qu’ils puissent être vraiment efficaces;
  • Gestion du calendrier en mettant l’accent sur les préférences en matière d’horaires et en résolvant les conflits liés aux changements constants, tout en tenant les dirigeants et les autres personnes informées des changements d’horaires de dernière minute, le cas échéant;
  • Gestion des courriels, ce qui comprend la consultation et la réponse aux courriels selon les besoins et le signalement de toute question urgente nécessitant l’attention du directeur;
  • Organiser les déplacements, notamment l’inscription aux conférences, la réservation des vols et des chambres d’hôtel;
  • Effectuer des tâches administratives ad hoc telles que la préparation de rapports, la mise à jour de classeurs de documentation, les présentations, la prise de notes, l’organisation et l’arrangement des livraisons, ainsi que des tâches personnelles occasionnelles;
  • Développer et maintenir des relations solides avec les cadres et leurs secteurs respectifs;
  • Effectuer la saisie de données, notamment dans des logiciels internes et externes;
  • Prendre des notes selon les besoins;
  • Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité face aux besoins changeants de l’équipe, et veiller à ce qu’un haut niveau de confidentialité soit respecté;
  • Coordonner et/ou participer aux réunions d’équipe (réunions du personnel, réunions d’équipe, etc.), participer à la planification d’événements pour l’équipe;
  • Autres projets/tâches assignés dans l’intérêt général de l’équipe.
Qualifications et Compétences:
  • Minimum de 2 ans d’expérience professionnelle en bureautique ou en tant qu’assistant/agent personnel;
  • Une expérience préalable dans le secteur financier ou juridique sera considérée comme un atout;
  • Bonne gestion du temps et bonnes capacités d’organisation;
  • Grande attention aux détails et haut degré d’exactitude;
  • Capacité à travailler de manière indépendante, à hiérarchiser les tâches et à faire preuve d’initiative;
  • Excellente communication écrite et orale;
  • Une connaissance approfondie des programmes Microsoft Office est requise;
  • Dossier de police satisfaisant;
  • Passion pour l’apprentissage.

 

Canderel encourage l’égalité des chances en emploi. Selon nous, une main-d’œuvre diversifiée et inclusive suscite l’innovation et renforce notre entreprise. Nous nous engageons à favoriser un environnement sécuritaire et positif où la dignité, les idées et les croyances de chacun sont respectées. Il nous fait plaisir d’étudier la candidature de toute personne compétente désirant faire partie de notre équipe tandis que nous poursuivons notre croissance et la constitution d’une main-d’œuvre forte et variée qui reflète la diversité du monde d’aujourd’hui. Si vous avez besoin d’un quelconque accommodement au cours du processus d’embauche, veuillez communiquer avec Shawna Brothers, Gestionnaire, acquisition de talent à l’adresse sbrothers@canderel.com.

 

 

Reports to:

Executive Assistant to the CEO

 

Summary:

Canderel is looking for an Administrative Assistant to provide day to day support to our leadership office. This role will require attention to detail, strong organizational skills, and the ability to meet tight deadlines while managing multiple critical requests. The successful candidate will possess the ability to complete complex tasks quickly and with little guidance and react to matters with the appropriate level of urgency. The Administrative Assistant will work successfully in a team environment and build effective and collaborative working relationships inside and outside the team, while maintaining professionalism, a passion for making things better. We’re looking for someone who enjoys catching the ball in a fast-paced environment.

 

Responsibilities:

  • Work with the leaders to form an efficient and effective team and provide superior administrative support so they can be truly effective;
  • Calendar management with a focus on scheduling preferences and resolving conflicts with constant change, while keeping the leaders and others informed of last-minute schedule changes as required;
  • Email management which includes reviewing and responding to emails as required and flagging any urgent matters that require the leader’s attention;
  • Travel arrangements including conference registration, booking flights and hotel accommodations;
  • Perform ad hoc administrative tasks such as preparing reports, update documentation binders;
  • presentations, taking notes, organizing and arranging deliveries, as well as occasional personal tasks;
  • Develop and maintain strong relationships with the executives and their respective areas;
  • Perform data entry including into internal & external software programs;
  • Taking minutes as required;
  • Stay adaptable and flexible to the changing needs of the team, ensure high levels of confidentiality are demonstrated;
  • Coordinates and/or assists with team meetings (staff meetings, team gatherings, etc.) Will assist with event planning for the team;
  • Other projects/duties as assigned for the overall benefit of the team.

 

Qualifications & Competencies:

  • Minimum 2 years professional office experience or personal assistant experience;
  • Previous experience in Finance or Legal sector will be considered an asset;
  • Strong time management with good organizational skills;
  • High degree of attention to detail and a high degree of accuracy;
  • Ability to work independently, prioritize tasks and show initiative;
  • Strong written and oral communication;
  • Extensive knowledge of Microsoft Office programs is required;
  • Satisfactory police record clearance;
  • Passion for learning.

 

Canderel is an equal opportunity employer. We believe a diverse and inclusive workforce drives innovation and makes our company stronger. We are committed to fostering a safe and positive environment that respects people’s dignity, ideas and beliefs. We are pleased to consider all qualified applicants to join our team as we continue to grow and build a strong and varied workforce reflective of today’s diverse world. Should you need accommodation during the application process, please contact Shawna Brothers, Manager, Talent Acquisition, National sbrothers@canderel.com.

Job Category: Property Management tenant coordinator Administrative
Job Type: Full Time
Job Location: Montréal

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