Reporte au:

Superviseur des opérations

 

Sommaire:

Le/la coordonnateur/trice des opérations est chargé de fournir un soutien fiable et efficace aux propriétés du portefeuille attribué, y compris l’interface avec divers fournisseurs de services externes et les membres de l’équipe, selon les directives. En outre, ce rôle consiste à faciliter l’amélioration continue des systèmes, de l’administration et des procédures de bureau afin de garantir un environnement opérationnel efficace et productif. Ils assurent la communication entre les opérations techniques des bâtiments et la gestion des propriétés.

 

Responsabilités:

  • Fournir un excellent service aux clients;
  • Établir et maintenir des relations de travail professionnelles avec les locataires;
  • Fournir la plus haute qualité de soins et de services aux locataires (le programme ” TLC ” de Canderel);
  • Participer à l’organisation d’activités et de programmes spéciaux afin d’ajouter de la valeur à l’expérience des locataires dans la propriété;
  • Se comporter de manière professionnelle/éthique comme une pierre angulaire de nos activités;
  • Assurer l’exactitude et la fiabilité des informations financières pour les propriétés, en collaboration avec la comptabilité;
  • Aider à la préparation des devis de refacturation aux locataires et obtenir l’approbation du locataire avant le début de toute demande ou projet;
  • Émettre les bons de commande demandés, suivre et enregistrer l’achèvement des travaux de manière adéquate pour permettre l’approbation de la facturation qui en résulte;
  • Assister le gestionnaire dans l’administration de toutes les constructions des locataires et assurer la conformité avec le manuel de construction des locataires de Canderel pour la propriété;
  • Mettre à jour les manuels de construction et des locataires au besoin;
  • Suivre les expirations et les renouvellements de contrats;
  • Fournir une assistance administrative;
  • Aider aux opérations quotidiennes et aux responsabilités d’administration du bâtiment;
  • Responsable de la gestion et de la mise à jour du système Angus Anywhere Tenant Request (y compris COI);
  • Communiquer et coordonner les opérateurs du bâtiment pour s’assurer que les préoccupations des locataires sont traitées rapidement et avec précision;
  • Répondre de manière autonome aux demandes de renseignements de base des clients et transmettre les demandes complexes à la personne compétente;
  • Préparer les communications aux clients/locataires selon les besoins;
  • Aider à administrer et à organiser les contrats de service, en veillant à ce que les conditions générales soient respectées;
  • Aider à établir et à assurer la tenue des dossiers de gestion et des locataires;

 

Qualifications:

  • Au moins un an d’expérience dans le domaine des propriétés commerciales;
  • Niveau intermédiaire/avancé dans Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook);
  • Posséder de solides compétences en communication écrite et verbale.

 

Canderel encourage l’égalité des chances en emploi. Selon nous, une main-d’œuvre diversifiée et inclusive suscite l’innovation et renforce notre entreprise. Nous nous engageons à favoriser un environnement sécuritaire et positif où la dignité, les idées et les croyances de chacun sont respectées. Il nous fait plaisir d’étudier la candidature de toute personne compétente désirant faire partie de notre équipe tandis que nous poursuivons notre croissance et la constitution d’une main-d’œuvre forte et variée qui reflète la diversité du monde d’aujourd’hui. Si vous avez besoin d’un quelconque accommodement au cours du processus d’embauche, veuillez communiquer avec Shawna Brothers, Gestionnaire, acquisition de talent à l’adresse sbrothers@canderel.com.

 

 

Reports to:

Operations Supervisor

 

Summary:

The Operations Coordinator is tasked with provide reliable and efficient support for properties in the assigned portfolio, including interfacing with various external service providers and team members as directed. Additionally, this role is to facilitate continuous improvement in office systems, administration and procedures to ensure an efficient and productive operating environment. They communication bridge between technical building operations and property management.

 

Responsibilities:

  • Deliver excellent service to clients;
  • Establish and maintain professional working relationships with tenants;
  • Provide the highest quality of care and service to tenants (the Canderel “TLC” program);
  • Assist in organizing special activities and programs to add value to the tenant’s experiences at the property;
  • Conducts themselves in a professional/ethical manner as a cornerstone of our activities;
  • Ensure accuracy and reliability of financial information for properties, working with accounting;
  • Assist in the preparation of tenant chargeback quotations and obtain sign-off from tenant prior to commencement of any requests or project;
  • Issue Purchase Orders as requested, track and record work completion adequately to allow resulting invoicing approval;
  • Assist the manager with the administration of all tenant construction and ensure compliance with Canderel’s tenant Construction; Manual for the property;
  • Update Construction and Tenant Manuals as needed;
  • Track contract expirations and renewals;
  • Provide Administrative Assistance;
  • Assist with daily operations and building administration responsibilities;
  • Responsible for managing and updating the Angus Anywhere Tenant Request system (including COI);
  • Communicate and coordinate building operators to ensure tenant concerns are addressed promptly and accurately;
  • Independently respond to basic customer inquiries and escalate complex queries to the appropriate person;
  • Prepare communications to clients/tenants as required;
  • Assist in administering and organizing service contracts, ensuring adherence to terms and conditions;
  • Assist in establishing and ensuring management and tenant files are maintained.

 

Qualifications:

  • Minimum 1+ years related property experience with commercial properties;
  • Intermediate/Advanced in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint and Outlook);
  • Possess strong written and verbal communication skills.

 

Canderel is an equal opportunity employer. We believe a diverse and inclusive workforce drives innovation and makes our company stronger. We are committed to fostering a safe and positive environment that respects people’s dignity, ideas and beliefs. We are pleased to consider all qualified applicants to join our team as we continue to grow and build a strong and varied workforce reflective of today’s diverse world. Should you need accommodation during the application process, please contact Shawna Brothers, Manager, Talent Acquisition, National sbrothers@canderel.com.

Job Category: Property Management Building Operations Coordinator
Job Type: Full Time
Job Location: Montréal

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