Sommaire des Fonctions
L’administrateur immobilier relève du gestionnaire principal immobilier (GPI) et est chargé d’assurer un recouvrement fiable, rapide et efficace des loyers, de tenir à jour les baux et les dossiers des locataires et de gérer les comptes créditeurs.
Principales Responsabilités:
  • Fournir un excellent service aux clients en faisant preuve d’intégrité, de respect et en étant axé sur les résultats.
  • Fournir aux locataires les avis de loyer et les factures en temps voulu (y compris les loyers échelonnés, les loyers libres, etc.);
  • Vérifier l’exactitude des résumés des baux et des loyers;
  • Assurer la liaison avec l’administrateur des baux pour veiller à ce que les frais de la période d’occupation soient facturés en conséquence (services publics et nettoyage);
  • Assurer le recouvrement des loyers et des factures supplémentaires;
  • Déterminer quels comptes débiteurs nécessitent un rapprochement pour recouvrer les arriérés;
  • Aider le GPI et le directeur général (DG) à résoudre les coûts d’occupation, les escalades et les divergences de facturation;
  • Examiner le fonds de promotion et fournir la liste des augmentations de l’IPC à saisir dans le MRI;
  • Obtenir les ventes brutes mensuelles et annuelles des locataires, mettre à jour les rapports et organiser la facturation du pourcentage de loyer;
  • Examiner les rapports de contrôle mensuels du MRI pour identifier les problèmes et prendre des mesures correctives (Listes de loyers des locataires, génération de factures, EFT, arriérés de paiement);
  • Maintenir les procédures de comptabilité/facturation en accord avec les politiques du siège social;
  • Coordination de la mise à jour globale annuelle des montants de la préfacturation, en veillant à ce que tous les calculs spéciaux soient pris en compte dans les montants de la préfacturation et à ce que les lettres informant les locataires du nouveau taux soient envoyées en temps utile;
  • Passer en revue les comptes débiteurs et appeler les locataires pour les arriérés en cours, préparer le commentaire des comptes débiteurs pour l’examen interne et le rapport mensuel;
  • Coordonner les recouvrements de fin d’année et les escalades fiscales avec les directives de GPI, DG et du comptable;
  • Fournir au comptable ou au GPI les sections pertinentes du bail concernant les loyers des locataires et les coûts de location;
  • Vérification et codage de toutes les factures des fournisseurs via AvidXchange;
  • Dépôt des chèques de loyer et rapprochement des relevés bancaires;
  • Remplir les feuilles de calcul des services publics pour les factures et les charges à payer;
  • Aider à la préparation du budget sur demande;
  • Préparer les lettres et la correspondance générale;
  • Aider l’administrateur de bureau à suivre et à vérifier toutes les transactions par carte de crédit et fournir les documents nécessaires pour facturer les locataires, le cas échéant;
  • Suivre les factures des fournisseurs afin de les faire correspondre avec les factures des locataires pour les services supplémentaires;
  • S’acquitter d’autres responsabilités connexes, sur demande, de temps à autre.
Exigences:
  • Au moins cinq ans d’expérience dans un rôle administratif lié au bail ou à la propriété, de préférence;
  • Excellente connaissance de Word, Excel et Lotus Notes;
  • Connaissance pratique du système comptable MRI et d’AvidXChange, un atout.
 
Qualifications:
  • Orienté vers le client/centré sur le client;
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale;
  • Favorise un environnement de travail en équipe avec une attitude positive et professionnelle;
  • Faire un effort supplémentaire pour comprendre et répondre aux besoins des clients;
  • Flexibilité face à des conditions de travail changeantes, y compris les interruptions, et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois;
  • Capacité à travailler de manière indépendante et sous pression, à respecter les délais.

Canderel encourage l’égalité des chances en emploi. Selon nous, une main-d’œuvre diversifiée et inclusive suscite l’innovation et renforce notre entreprise. Nous nous engageons à favoriser un environnement sécuritaire et positif où la dignité, les idées et les croyances de chacun sont respectées. Il nous fait plaisir d’étudier la candidature de toute personne compétente désirant faire partie de notre équipe tandis que nous poursuivons notre croissance et la constitution d’une main-d’œuvre forte et variée qui reflète la diversité du monde d’aujourd’hui. Si vous avez besoin d’un quelconque accommodement au cours du processus d’embauche, veuillez communiquer avec Shawna Brothers, Gestionnaire, acquisition de talent à l’adresse sbrothers@canderel.com.

 

Summary

The Property Administrator reports to the Senior Property Manager (“SPM”) and is responsible to provide reliable, timely, and efficient rental collections, maintenance of leases and tenant files and accounts payable.

 

Essential Functions:

  • Deliver Excellent Service to Customers through Integrity, Respect and being Results Oriented;
  • Provide Tenants with rental notices and invoices on a timely basis (including step rents, free rents, etc.);
  • Review lease summaries and rent roll for accuracy;
  • Liaise with Lease Administrator to ensure charges for fixturing period are billed accordingly (utilities and cleaning);
  • Responsible for collection of rent and additional billings;
  • Determine which receivable accounts require reconciliation to collect arrears;
  • Assist SPM and General Manager (GM) in resolving occupancy costs, escalations and billing discrepancies;
  • Review promo fund and provide list for CPI increase to be entered in MRI;
  • Obtain monthly and annual gross sales from tenants, update reports and arrange billing for rent;
  • Review of monthly MRI control reports to identify problems and take corrective action. (Tenant Rent Rolls, Billing Generation, EFT, Aged Delinquency);
  • Maintain accounting / invoicing procedures in conjunction with head office policies;
  • Coordination of annual global update of prebilling amounts, ensuring all special calculations are reflected in the prebilling amounts, and letters advising tenants of new rate are sent out in a timely fashion;
  • Review A/R and call tenants for outstanding arrears, prepare accounts receivable commentary for internal review and monthly report;
  • Coordination of year-end recoveries and tax escalations with direction from SPM, GM and Accountant;
  • Provide Accountant or SPM relevant lease sections related to Tenant rents, leasing costs;
  • Verification and coding of all supplier invoices through AvidXchange;
  • Deposit rent cheques and reconcile bank statement;
  • Complete utility spreadsheets for billings and accruals;
  • Assist with budget preparation as requested;
  • Prepare letters and general correspondence;
  • Assist Office Administrator with tracking and auditing all p-card transactions and provide documentation to invoice tenants where applicable;
  • Track supplier invoices to match with tenant billings for additional services;
  • Perform other related responsibilities as requested from time to time.

 

Qualifications:

  • Minimum of five years in Lease or Property administrative role preferred;
  • Excellent knowledge of Word, Excel and Lotus Notes;
  • Working knowledge of MRI accounting system and AvidXChange an asset.

 

Competencies:

  • Customer oriented/customer focused;
  • Excellent written and verbal communication skills;
  • Supports teamwork environment with positive and professional attitude;
  • Goes the “extra mile” to understand and respond to customer needs;
  • Flexibility to changing work conditions including interruptions and multi-tasking ability;
  • Ability to work independently and under pressure, deal with deadlines.

Canderel is an equal opportunity employer. We believe a diverse and inclusive workforce drives innovation and makes our company stronger. We are committed to fostering a safe and positive environment that respects people’s dignity, ideas and beliefs. We are pleased to consider all qualified applicants to join our team as we continue to grow and build a strong and varied workforce reflective of today’s diverse world. Should you need accommodation during the application process, please contact Shawna Brothers, Manager, Talent Acquisition, National sbrothers@canderel.com.

Job Category: Property Management
Job Type: Full Time
Job Location: Quebec City

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Allowed Type(s): .pdf, .doc, .docx, .rtf