Reporte au:

Gestionnaire immobilier

 

Sommaire:

Canderel est à la recherche d’un/e administrateur/e immobilier expérimenté basé à Montréal. L’administrateur immobilier est un membre clé de l’équipe de gestion des biens immobiliers et est responsable de la récupération fiable, rapide et efficace des loyers, de l’entretien des baux et des dossiers des locataires et des comptes créditeurs pour une tour d’offres commerciales de classe A au centre-ville de Montréal.

 

Responsabilités:

  • Offrir un excellent service aux clients en faisant preuve d’intégrité, de respect et en étant axé sur les résultats;
  • Fournir aux locataires les avis de loyer et les factures en temps opportun (y compris les loyers échelonnés, les loyers libres, etc.);
  • Vérifier l’exactitude des résumés de baux et des loyers;
  • Assurer la liaison avec l’administrateur des baux pour veiller à ce que les frais de la période d’occupation soient facturés en conséquence (services publics et nettoyage);
  • Responsable du recouvrement des loyers et des facturations supplémentaires;
  • Déterminer quels comptes débiteurs doivent être rapprochés pour recouvrer les arriérés;
  • Examiner et fournir la liste des augmentations de l’IPC à saisir dans MRI/YARDI;
  • Obtenir les ventes brutes mensuelles et annuelles des locataires, mettre à jour les rapports et organiser la facturation du % de loyer;
  • Examen des rapports de contrôle mensuels MRI/YARDI pour identifier les problèmes et prendre des mesures correctives. (Rouleaux de loyers des locataires, génération de factures, TEF, arriérés anciens) ; examiner les comptes clients et appeler les locataires pour les arriérés en cours, préparer les commentaires sur les comptes clients pour examen interne et rapport mensuel;
  • Coordination des recouvrements de fin d’année et des escalades fiscales avec les directives du GI, du DG et du comptable;
  • Fournir au comptable ou au chef de projet les sections pertinentes du bail concernant les loyers des locataires et les coûts de location;
  • Vérification et codage de toutes les factures des fournisseurs via AvidXchange, NEXUS;
  • Déposer les chèques de loyer et comptabiliser les dépôts dans MRI/YARDI;
  • Remplir les feuilles de calcul des services publics pour la facturation et les charges à payer;
  • Préparer les comptes de régularisation mensuels;
  • Aider à la préparation des rapports mensuels (analyse des écarts, commentaires sur les comptes clients et autres documents divers);
  • Aider à la préparation du budget, selon les besoins;
  • Préparer les lettres et la correspondance générale;
  • Suivre les factures des fournisseurs pour les faire correspondre aux factures des locataires pour les services supplémentaires;
  • Assurer la couverture de la réception pendant les périodes de repas quotidiennes et les vacances;
  • S’acquitter d’autres responsabilités connexes demandées de temps à autre.

 

Qualifications et compétences

  • Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle administratif dans le domaine de la location ou de la propriété, de préférence;
  • Excellente connaissance de Microsoft Office;
  • Connaissance pratique des systèmes comptables MRI et YARDI et des systèmes AvidXChange et NEXUS, un atout;
  • Orienté vers la clientèle et le client;
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale;
  • Favorise un environnement de travail en équipe avec une attitude positive et professionnelle;
  • Faire un effort supplémentaire pour comprendre et répondre aux besoins des clients;
  • Flexibilité face aux conditions de travail changeantes, y compris les interruptions, et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois;
  • Capacité à travailler de façon autonome et sous pression, à respecter les délais.

 

Canderel encourage l’égalité des chances en emploi. Selon nous, une main-d’œuvre diversifiée et inclusive suscite l’innovation et renforce notre entreprise. Nous nous engageons à favoriser un environnement sécuritaire et positif où la dignité, les idées et les croyances de chacun sont respectées. Il nous fait plaisir d’étudier la candidature de toute personne compétente désirant faire partie de notre équipe tandis que nous poursuivons notre croissance et la constitution d’une main-d’œuvre forte et variée qui reflète la diversité du monde d’aujourd’hui. Si vous avez besoin d’un quelconque accommodement au cours du processus d’embauche, veuillez communiquer avec Shawna Brothers, Gestionnaire, acquisition de talent à l’adresse sbrothers@canderel.com.

 

Reporting to:

Property Manager

 

Summary:

Canderel is seeking an experienced Property Administrator based out of Montreal. The Property Administrator is a key member of the Property Management team, and is responsible to provide reliable, timely, and efficient rental collections, maintenance of leases and tenant files and accounts payable for a class A commercial offer tower in downtown Montreal.

 

Responsibilities:

  • Deliver excellent service to customers through integrity, respect and being results-oriented;
  • Provide Tenants with rental notices and invoices on a timely basis (including step rents, free rents, etc.);
  • Review lease summaries and rent roll for accuracy;
  • Liaise with Lease Administrator to ensure charges for fixturing period are billed accordingly (utilities and cleaning);
  • Responsible for collection of rent and additional billings;
  • Determine which receivable accounts require reconciliation to collect arrears;
  • Review and provide list for CPI increase to be entered in MRI/YARDI;
  • Obtain monthly and annual gross sales from tenants, update reports and arrange billing for % rent;
  • Review of monthly MRI/YARDI control reports to identify problems and take corrective action. (Tenant Rent Rolls, Billing Generation, EFT, Aged Delinquency); Review A/R and call tenants for outstanding arrears, prepare accounts receivable commentary for internal review and monthly report;
  • Coordination of year-end recoveries and tax escalations with direction from PM, GM and Accountant;
  • Provide Accountant or PM relevant lease sections related to Tenant rents, leasing costs;
  • Verification and coding of all supplier invoices through AvidXchange, NEXUS;
  • Deposit rent cheques and post deposits in MRI/YARDI;
  • Complete utility spreadsheets for billings and accruals;
  • Prepare monthly accruals;
  • Assist with preparation of monthly reports (variance analysis, A/R comments and other miscellaneous documents);
  • Assist with budget preparation as requested;
  • Prepare letters and general correspondence;
  • Track supplier invoices to match with tenant billings for additional services;
  • Responsible for coverage of the reception during lunch periods daily and vacation;
  • Perform other related responsibilities as requested from time to time.

 

Qualifications & Competencies

  • Minimum of 3 years in Lease or Property administrative role preferred;
  • Excellent knowledge of Microsoft Office;
  • Working knowledge of MRI and YARDI accounting systems and AvidXChange and NEXUS an asset;
  • Customer oriented/customer focused;
  • Excellent written and verbal communication skills;
  • Supports teamwork environment with positive and professional attitude;
  • Goes the “extra mile” to understand and respond to customer needs;
  • Flexibility to changing work conditions including interruptions and multi-tasking ability;
  • Ability to work independently and under pressure, deal with deadlines.

 

Canderel is an equal opportunity employer. We believe a diverse and inclusive workforce drives innovation and makes our company stronger. We are committed to fostering a safe and positive environment that respects people’s dignity, ideas and beliefs. We are pleased to consider all qualified applicants to join our team as we continue to grow and build a strong and varied workforce reflective of today’s diverse world. Should you need accommodation during the application process, please contact Shawna Brothers, Manager, Talent Acquisition, National sbrothers@canderel.com.

Job Category: Property Management Leasing real estate Administration Administrative
Job Type: Full Time
Job Location: Montréal

Apply for this position

Allowed Type(s): .pdf, .doc, .docx, .rtf